PROVEEDORES · COMPRAS · TRES EXCEL GRATUITOS
Descarga una base de datos de proveedores en Excel gratis con tres modelos originales: directorio de contactos y condiciones comerciales, comparador de cotizaciones y evaluación de proveedores con puntuación ponderada. Cada libro incluye fórmulas automáticas, capturas reales, datos ficticios y una hoja de instrucciones. Puedes descargar los XLSX por separado o todos juntos en un ZIP, sin registro ni macros.
¿Para qué sirve una base de datos de proveedores?
Una base de datos de proveedores permite localizar rápidamente a quién compras cada producto o servicio, bajo qué condiciones y cuándo debes revisar los acuerdos. En un negocio pequeño suele comenzar como un listado de contactos, pero resulta mucho más útil cuando relaciona plazos de pago, días de entrega, pedido mínimo, precios y evaluaciones de cumplimiento. Así puedes comparar alternativas sin depender de mensajes dispersos o de hojas desactualizadas.
Conviene separar tres tareas: guardar datos comerciales, comparar cotizaciones del mismo producto y evaluar la calidad del proveedor a lo largo del tiempo. La oferta más barata no siempre tiene el mejor servicio, y una entrega puntual no garantiza que siga siendo competitiva. Los tres modelos creados para esta guía resuelven esas tareas por separado para evitar mezclas de criterios.
Descargar base de datos de proveedores en Excel gratis
Selecciona el Excel que necesitas. Pulsa la imagen para ampliar la vista previa real del archivo o utiliza el botón de descarga individual. En los tres libros, las celdas de color crema son entradas editables y las celdas verdes contienen resultados calculados. Los ejemplos son ficticios y pueden sustituirse.
Base de datos de proveedores y contactos
Directorio editable para 80 proveedores: contactos, categorías, condiciones de pago, entrega, importe mínimo, estado comercial y alertas según la fecha de revisión.
Comparador de precios y cotizaciones
Compara tres ofertas por artículo con precio unitario, envío y plazo de entrega. Encuentra el costo total menor y el ahorro potencial de hasta cincuenta referencias.
Evaluación y clasificación de proveedores
Valora precio, calidad, entregas y atención del proveedor con criterios ponderados. Consulta su nota global, clasificación y próximas fechas de revisión.
DESCARGA COMPLETA · TRES XLSX + LEEME
Paquete de proveedores en Excel: los tres modelos
Si necesitas organizar el proceso completo de compras, descarga el ZIP. Incluye el directorio de proveedores, el comparador de cotizaciones, la hoja de evaluación ponderada y un archivo LEEME con instrucciones de uso y precauciones.
Descarga sin registro. Trabaja sobre una copia, sustituye los contactos ficticios y conserva las condiciones comerciales actualizadas.
↓ Descargar paquete ZIP completoQué plantilla de proveedores conviene utilizar
| Modelo | Qué introduces | Qué obtiene automáticamente | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Directorio | Proveedor, rubro, contacto, ciudad, condiciones y fecha de revisión | Días restantes, alertas, proveedores activos y revisiones próximas | Mantener contactos y condiciones comerciales organizados |
| Cotizaciones | Artículo, cantidad, tres proveedores, precio unitario, envío y plazo | Total por oferta, menor costo, proveedor elegido y ahorro potencial | Comprar productos comparables al mejor costo total |
| Evaluación | Notas de precio, calidad, entrega, atención y pesos editables | Nota ponderada, clasificación, estado y avisos de revisión | Priorizar proveedores y detectar riesgos de abastecimiento |
Cómo crear y mantener una base de datos de proveedores en Excel
Descarga el formato adecuado.
Empieza por el directorio si aún no tienes un listado centralizado; después incorpora cotizaciones y evaluaciones.
Asigna un código único.
Usa un identificador coherente para cada proveedor, incluso cuando su nombre comercial cambie.
Actualiza los contactos.
Registra un correo y teléfono autorizado, persona de contacto, categoría y ubicación aproximada.
Documenta condiciones.
Incluye días de pago, plazo de entrega, compra mínima y próxima fecha de revisión.
Solicita ofertas comparables.
Confirma que las tres cotizaciones se refieran a idéntica especificación, cantidad, moneda e impuestos.
Revisa los costos totales.
No compares solo el precio unitario: el envío puede cambiar qué oferta resulta más barata.
Califica con evidencias.
Evalúa calidad, precio, entrega y servicio con criterios y pesos definidos antes de valorar.
Programa una revisión.
Actualiza contratos y condiciones con periodicidad. Las alertas del Excel son visuales, no notificaciones enviadas.
Qué datos debe contener el directorio de proveedores
Un directorio práctico debe permitir responder quién suministra un recurso, cómo contactarlo y qué condiciones ofrece. El primer modelo incluye ochenta filas con código, nombre comercial, rubro, persona de contacto, correo, teléfono, ciudad o zona, plazo de pago, plazo de entrega, pedido mínimo, situación comercial y fecha de revisión.
La columna «Días hasta revisión» compara la fecha programada con la fecha actual. La alerta indica «Vigente», «Revisar pronto» o «Vencida» según corresponda. Una fecha vencida significa que debes revisar la información, no que el contrato haya quedado automáticamente cancelado.
También existe una pestaña «Resumen directorio», con número de proveedores registrados, proveedores activos, casos en revisión y fechas próximas. Los datos de demostración utilizan direcciones de correo .invalid y teléfonos ficticios para no exponer información de negocios reales.
Cómo comparar precios de varios proveedores en Excel
El segundo Excel está preparado para comparar tres cotizaciones por artículo, con cincuenta referencias. Para cada referencia debes anotar una cantidad y precios unitarios bajo las mismas condiciones. Después añade el costo de envío y el plazo de entrega de cada oferta. El archivo obtiene el importe total de compra y encuentra automáticamente el menor.
Por ejemplo, necesitas comprar 100 cajas de cartón. Tres proveedores ofrecen condiciones distintas:
| Proveedor ficticio | Precio unidad | Envío | Costo por 100 cajas | Entrega |
|---|---|---|---|---|
| Proveedor A | 1,20 | 22,00 | 142,00 | 4 días |
| Proveedor B | 1,11 | 35,00 | 146,00 | 6 días |
| Proveedor C | 1,35 | 12,00 | 147,00 | 2 días |
En este ejemplo, el proveedor B tiene el precio unitario más bajo, pero el A ofrece el costo total más bajo al incluir el envío. El ahorro frente a la oferta más alta es de cinco unidades monetarias. Por su parte, el proveedor C entrega antes, lo cual puede justificar pagar más si la compra es urgente.
La hoja selecciona la menor oferta económica; no sustituye una valoración completa de la calidad del material, garantías, disponibilidad, políticas de devolución ni riesgos del proveedor. También puedes generar una orden de compra en Excel después de confirmar los datos de la cotización.
Cómo realizar una evaluación de proveedores con puntuaciones
El tercer modelo ofrece un método sencillo de evaluación multicriterio. Puedes introducir notas de uno a cinco para cuatro factores: precio competitivo, calidad del producto, cumplimiento de entregas y atención. Cada factor tiene un peso editable y todos deben sumar el cien por ciento. El archivo devuelve una nota ponderada y una clasificación orientativa.
Los pesos iniciales son 30 % precio, 35 % calidad, 25 % entrega y 10 % servicio. Si un proveedor recibe notas 4, 5, 4 y 3, su puntuación es la siguiente:
| Criterio | Peso | Nota | Aportación |
|---|---|---|---|
| Precio | 30 % | 4 | 1,20 |
| Calidad | 35 % | 5 | 1,75 |
| Entregas | 25 % | 4 | 1,00 |
| Atención | 10 % | 3 | 0,30 |
| Total | 100 % | — | 4,25 / 5 |
Este resultado entra en la categoría orientativa «Recomendado» en nuestro modelo. Las demás categorías son «Seguimiento» (3,20 a menos de 4,20) y «Riesgo» (menos de 3,20). Son reglas configuradas para la plantilla, no certificaciones ni juicios automáticos sobre una empresa.
El scorecard incluye sesenta filas, fecha de última evaluación, próxima revisión y alertas. La puntuación requiere cuatro notas válidas y una suma correcta de pesos. Recomendamos documentar las evidencias para que las calificaciones no dependan exclusivamente de impresiones personales.
Cómo proteger y actualizar tu información de proveedores
Las listas de proveedores pueden contener nombres, teléfonos, correos y condiciones comerciales internas. Guarda una copia con acceso restringido, evita compartir contratos o datos personales innecesarios y utiliza únicamente contactos verificados o autorizados. Conserva los acuerdos originales por separado para poder contrastar los plazos de pago y las cotizaciones.
Para mantener el archivo útil, revisa contactos inactivos, productos descontinuados, cambios de tarifa y variaciones en la calidad. No sobrescribas cotizaciones antiguas cuando necesites conservar un historial de decisiones. Puedes asignar un archivo nuevo a cada trimestre o a cada campaña de compras.
Preguntas frecuentes sobre proveedores en Excel
¿Las tres plantillas de proveedores son gratuitas?
Sí. Los archivos XLSX y el ZIP completo se descargan directamente sin registro y no contienen macros.
¿Qué información debe tener una base de datos de proveedores?
Código, proveedor, rubro, contacto, condiciones de pago, plazo de entrega, pedido mínimo, estado y fecha de revisión, además de notas y acuerdos relevantes.
¿Cuántos proveedores puedo registrar?
El directorio incluye ochenta filas, el comparador cincuenta artículos con tres cotizaciones por fila y el modelo de evaluación sesenta proveedores. Si amplías las hojas, revisa las fórmulas y los rangos del resumen.
¿El comparador elige la mejor oferta?
Elige el costo total más bajo entre las ofertas con datos válidos, incluyendo envío. Debes considerar por separado calidad, condiciones, plazo y garantías.
¿Puedo modificar los pesos para evaluar proveedores?
Sí. En la pestaña «Criterios y pesos» cambia los cuatro porcentajes. La suma debe ser 100 % para que las notas puedan interpretarse correctamente.
¿Las alertas envían correos o notificaciones?
No. Las advertencias de próxima revisión se muestran en Excel cuando abres o recalculas el archivo, pero no se envían mensajes automáticos.
¿Se pueden utilizar con LibreOffice y Google Sheets?
Los archivos están en formato XLSX. Es posible abrirlos en aplicaciones compatibles, pero revisa las fórmulas, las fechas y los formatos después de importarlos.
¿Los proveedores incluidos son reales?
No. Todos los nombres, direcciones de correo y teléfonos son ejemplos ficticios. Sustitúyelos por información de tus propios proveedores.
