RECURSOS HUMANOS · EXCEL GRATIS · 3 MODELOS ORIGINALES
Descarga un registro salarial en Excel gratis con plantillas diferentes para registrar retribuciones brutas anuales, comparar medias y medianas por puesto y sexo, o seguir la evolución salarial de un equipo durante doce meses. Incluimos tres XLSX editables, capturas reales de cada modelo, instrucciones y un paquete ZIP sin registro ni macros.
¿Qué es un registro salarial o registro retributivo?
Para entender el proceso completo de recursos humanos, combina este registro con las plantillas de nómina en Excel y la evaluación de desempeño en Excel y Word: son tareas distintas, pero complementarias.
Un registro salarial permite organizar y comparar las cantidades percibidas por las personas de una empresa. Se distingue de una nómina individual: esta última documenta los conceptos correspondientes a una persona y a un período de pago, mientras que el registro retributivo se utiliza para obtener información agregada y analizar cómo se distribuyen diferentes percepciones entre grupos profesionales y sexos.
En España, el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 902/2020 establecen obligaciones específicas en materia de registro retributivo. Los datos deben organizarse considerando el salario base, los complementos y las percepciones extrasalariales, con desgloses por sexo y clasificación profesional. La media y la mediana responden a preguntas diferentes y ambas son necesarias en el registro regulado. Puedes revisar las fuentes legales oficiales en la sección de normativa.
Los tres Excel de esta página cubren situaciones complementarias: captura individual de importes, análisis agregado por grupo y seguimiento mensual. Si necesitas un informe formal para una empresa española, resulta más apropiado utilizar la herramienta IR! disponible en la web de los ministerios competentes.
Descargar registro salarial en Excel gratis: tres modelos
Selecciona el formato que se adapte a tu necesidad. Cada tarjeta presenta una captura real del archivo XLSX, con un botón de descarga directa. Los modelos son distintos en estructura y función, no cambios de color. Se incluyen ejemplos ficticios para entender las fórmulas; sustitúyelos por tus datos antes de utilizarlos.
Registro salarial anual por persona
Registra hasta 60 códigos anónimos con salario base, antigüedad, plus de puesto, incentivos y percepciones extrasalariales. Calcula totales, medias por grupo/sexo y mediana de la retribución total.
Medias, medianas y diferencias por puesto
Introduce valores agregados de medias y medianas por sexo y grupo profesional; compara las retribuciones totales con diferencias porcentuales automáticas y notas para su revisión.
Seguimiento salarial mensual
Controla doce meses de masa salarial, personas y conceptos retributivos por sexo. Obtén promedios mensuales, diferencia porcentual y una gráfica de evolución.
DESCARGA COMPLETA · 3 XLSX + LEEME
Paquete completo: las tres plantillas de registro salarial
Si necesitas comparar los tres enfoques, conserva el ZIP. Contiene el registro anual, la comparativa por grupo, el seguimiento de doce meses y un documento LEEME con instrucciones, advertencias de privacidad y referencias normativas.
Los archivos utilizan fórmulas estándar y se pueden guardar en tu equipo. Revisa su comportamiento si los abres en una aplicación diferente de Excel.
↓ Descargar las 3 plantillas ZIPComparativa: qué plantilla salarial elegir
Usa el registro anual cuando necesitas trabajar con importes individuales realmente percibidos, la comparativa cuando ya tienes datos agrupados y quieres revisar medias y medianas, y el seguimiento mensual cuando buscas conocer tendencias internas a lo largo del año.
| Modelo | Información que escribes | Qué calcula | Cuándo utilizarlo |
|---|---|---|---|
| Registro anual | ID anónimo, grupo, sexo, puesto y conceptos brutos | Totales por registro, medias por grupo/sexo y mediana de total | Organizar datos salariales individuales y revisar importes |
| Medias y medianas | Valores medios y medianos ya calculados por grupo/sexo | Diferencias porcentuales de retribuciones totales | Comparar agregados de distintos grupos profesionales |
| Seguimiento mensual | Personas, masa salarial y conceptos mensuales de cada sexo | Promedios mensuales, diferencia de medias y tendencia | Control interno periódico y revisión de evolución |
Cómo hacer un registro salarial en Excel paso a paso
Elige período y finalidad.
Determina el año o los meses que estudiarás y si necesitas apoyo interno o elaborar un registro regulado.
Identifica los grupos.
Organiza el personal según los grupos o categorías y puestos que correspondan; no mezcles tareas distintas sin revisar su valor.
Separa las percepciones.
Distingue el salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial; no contabilices importes dos veces.
Introduce datos reales.
Escribe los importes brutos efectivamente percibidos y las personas del período. Cambia todos los ejemplos ficticios.
Calcula medias y medianas.
La media suma importes y divide entre personas. La mediana es el valor central de los importes individuales ordenados.
Revisa las diferencias.
Interpreta porcentajes en el contexto de cada puesto, clasificación, jornada, período y concepto retributivo.
Controla la privacidad.
Guarda la documentación en una ubicación restringida y no difundas datos individuales de personas reales.
Contrasta con la normativa.
Si el objetivo es cumplir una obligación formal, revisa el RD 902/2020, su contenido completo y la herramienta IR! oficial.
Ejemplo práctico: media, mediana y diferencia salarial
Supongamos dos grupos de tres personas de un mismo puesto o clasificación, con importes brutos anuales ficticios. Las retribuciones de las mujeres son 24.000, 25.000 y 29.000; las de los hombres son 26.000, 27.000 y 31.000. Para simplificar este ejemplo, suponemos que estamos comparando el total percibido, no un desglose completo de conceptos.
| Cálculo | Mujeres | Hombres |
|---|---|---|
| Importes de ejemplo | 24.000 · 25.000 · 29.000 | 26.000 · 27.000 · 31.000 |
| Media aritmética | 26.000 | 28.000 |
| Mediana | 25.000 | 27.000 |
| Diferencia respecto a media de hombres | (28.000 − 26.000) ÷ 28.000 = 7,14 % | |
| Diferencia de medianas | (27.000 − 25.000) ÷ 27.000 = 7,41 % | |
La diferencia de medias y la diferencia de medianas no tienen por qué coincidir, porque la media responde a todos los valores y la mediana depende del centro de la distribución. No debes calcular la mediana de la retribución total sumando medianas de salario base y complementos; el total se calcula por persona y luego se obtiene su mediana.
Una diferencia porcentual, por sí sola, no establece que exista discriminación. Para interpretar las retribuciones se deben estudiar el valor del trabajo, las condiciones de jornada, antigüedad y los conceptos realmente percibidos.
Registro retributivo en España: requisitos que debes conocer
Conforme al artículo 5 del Real Decreto 902/2020, todas las empresas españolas deben disponer del registro retributivo de su plantilla, con independencia de su tamaño, incluido el personal directivo y los altos cargos. El período de referencia es, con carácter general, el año natural.
El registro incluye medias aritméticas y medianas de las retribuciones realmente percibidas, desagregadas por sexo y por grupo, categoría, nivel, puesto o clasificación aplicable. Se deben diferenciar los conceptos por su naturaleza, incluyendo cada complemento y cada percepción extrasalarial. Las empresas que efectúan auditorías retributivas tienen exigencias adicionales sobre agrupaciones de trabajos de igual valor.
En empresas con al menos cincuenta personas trabajadoras, el artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores establece una obligación de justificación cuando se cumplan los supuestos de diferencia del veinticinco por ciento o más que describe el precepto. Ese porcentaje no constituye una conclusión automática de discriminación, y tampoco convierte otras diferencias en irrelevantes.
Las personas trabajadoras tienen derechos de acceso regulados a la información. Si no existe representación legal, el acceso solicitado se limita a las diferencias porcentuales que prevé la norma, no a entregar libremente salarios individuales. La representación legal debe ser consultada en los términos y plazos del artículo 5 del real decreto.
Protección de datos y buenas prácticas
Los salarios individuales son información sensible en el contexto laboral y deben manejarse con restricciones de acceso. Utiliza códigos anónimos en lugar de nombres o números de identificación cuando sea suficiente para la finalidad del análisis. Trabaja en una carpeta privada, limita la circulación de copias y utiliza hojas agregadas para compartir resultados cuando corresponda. No publiques archivos con datos salariales personales.
Comprueba que cada importe pertenezca al mismo período. Evita mezclar salarios anuales con cantidades mensuales y revisa si las jornadas y los períodos trabajados son comparables. Mantén una copia de las fuentes y documenta cualquier ajuste antes de interpretar diferencias de retribución.
Errores frecuentes al crear un registro salarial
Los errores más habituales son registrar únicamente el salario neto, sumar conceptos que ya estaban incluidos en otros, confundir medias con medianas, promediar incorrectamente datos de distintos períodos y calcular diferencias sin comprobar la composición de los grupos. También es incorrecto suponer que basta con un gráfico global: la normativa puede requerir información más detallada por clasificación y naturaleza de los conceptos.
Preguntas frecuentes sobre registro salarial en Excel
¿Las tres plantillas son gratis?
Sí. Puedes descargar los XLSX por separado o juntos en un ZIP sin registro y sin macros.
¿Cuál es la diferencia entre un registro salarial y una nómina?
La nómina se refiere al cálculo y detalle de la retribución de una persona en un período. El registro retributivo permite analizar datos agregados por sexo, clasificación y concepto.
¿El Excel sirve automáticamente como registro retributivo oficial español?
No. Son modelos administrativos orientativos, no adaptaciones completas de la herramienta IR! oficial. Consulta la normativa y verifica todos los desgloses y las obligaciones aplicables.
¿Hay que incluir medianas además de medias?
Sí, el artículo 5 del RD 902/2020 contempla ambas para los conceptos correspondientes. El modelo de comparación permite introducir los valores obtenidos previamente.
¿Puedo modificar los ejemplos?
Sí. Las celdas crema identifican datos editables. Las celdas verdes incluyen fórmulas; conserva una copia del modelo antes de sobrescribirlas.
¿Qué es una diferencia salarial del 25 %?
Es un umbral mencionado en el artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores bajo condiciones concretas para determinadas empresas. No debe utilizarse sin revisar esos requisitos ni interpretarse como diagnóstico automático de discriminación.
¿Funcionan en LibreOffice o Google Sheets?
Son archivos XLSX con fórmulas estándar. Su apertura puede ser compatible, pero revisa los cálculos, formatos, validaciones y gráficos después de importar los libros en otra aplicación.
¿Se pueden compartir los datos de personas?
Limita el acceso a quienes estén autorizados y a los contenidos exigibles. Los ejemplos están anonimizados; con información real, aplica la política de privacidad y protección de datos de tu organización.
