PLANTILLAS PARA PROPIETARIOS Y ADMINISTRADORES · 3 EXCEL ORIGINALES
Descarga un control de alquileres en Excel gratis para organizar cobros mensuales, pagos pendientes, vencimientos de contratos y rentabilidad de inmuebles. Hemos creado tres libros XLSX originales con fórmulas, ejemplos ficticios, instrucciones y capturas reales. Puedes descargarlos individualmente o reunirlos en un solo ZIP, sin macros ni registro.
¿Cómo organizar los alquileres de varias propiedades en Excel?
Un buen control de alquileres combina tres informaciones que conviene mantener separadas: los importes exigibles y cobrados, las fechas importantes de los contratos y los ingresos y gastos de cada propiedad. Mezclarlas en una tabla sin distinguir conceptos puede provocar errores: un depósito de garantía no es renta cobrada, un pago parcial no equivale a un pago completo y un alquiler con ingresos elevados no siempre es el más rentable.
Por eso, en vez de ofrecer un archivo genérico con columnas vacías, hemos desarrollado tres modelos que resuelven problemas concretos y que puedes utilizar juntos. Los importes están expresados en unidades monetarias sin fijar un país o una divisa.
Descargar plantillas de alquileres en Excel gratis
Cada tarjeta presenta un archivo distinto. Selecciona la imagen para ampliarla o usa el botón para obtener directamente el XLSX. Las celdas crema son editables y las verdes contienen resultados calculados. Todos los archivos incluyen una pestaña «Instrucciones» y datos ficticios para comprender su funcionamiento.
Control de cobros de alquileres en Excel
Registra por período la renta pactada, extras y pagos acumulados. El archivo calcula el saldo, identifica pagos parciales y muestra días de mora cuando corresponde.
Vencimientos y renovaciones de alquiler
Controla inicio y fin de contratos, depósito, renta, fecha de revisión y plazo de aviso editable. Las alertas se actualizan al abrir o recalcular el libro.
Rentabilidad de inmuebles alquilados
Compara inversión, meses cobrados, gastos operativos y resultados. Calcula ingresos anuales, rendimiento bruto y neto estimado antes de financiación e impuestos sobre la renta.
DESCARGA COMPLETA · SIN REGISTRO
Descargar los tres Excel de gestión de alquileres en ZIP
El paquete reúne los libros de cobros, vencimientos y rentabilidad, junto a una guía LEEME. Conservar los tres modelos te permitirá controlar desde el pago mensual hasta los resultados del año sin duplicar conceptos.
Archivos editables, fórmulas originales y datos de demostración. Guarda una copia antes de sustituir los ejemplos.
↓ Descargar paquete ZIP completoComparativa: qué plantilla de alquiler necesitas
| Plantilla | Datos que introduces | Qué se calcula | Uso principal |
|---|---|---|---|
| Cobros | Propiedad, alias, período, vencimiento, renta, extras y cobrado | Saldo, estado, días de mora y totales | Seguimiento de pagos y obligaciones pendientes |
| Contratos | Inmueble, inicio, fin, renta, fianza, aviso y revisión | Días restantes, alerta de vencimiento y revisión | Administración de renovaciones y fechas |
| Rentabilidad | Inversión inicial, renta mensual, meses cobrados y gastos anuales | Ingresos, gastos, resultado operativo, rendimientos bruto y neto | Comparar rendimiento económico de propiedades |
Cómo usar los archivos paso a paso
Descarga el Excel adecuado.
Usa el de cobros si gestionas pagos, el de contratos si necesitas fechas y el de rentabilidad si comparas inmuebles.
Guarda una copia de trabajo.
Conserva el archivo original como referencia y abre la pestaña «Instrucciones».
Identifica las propiedades.
Utiliza un código consistente de inmueble o contrato en todas tus hojas.
Introduce solo datos reales.
Sustituye las cifras ficticias. Las celdas crema son de entrada; evita modificar las fórmulas.
Revisa el mismo período.
No mezcles gastos anuales con importes mensuales ni pagos acumulados con pagos individuales.
Comprueba los resultados.
Verifica saldos, avisos y rendimientos con los documentos y las condiciones de cada contrato.
Protege la información.
Utiliza alias para las personas arrendatarias y limita el acceso a los archivos con importes.
Actualiza periódicamente.
Registra nuevos cobros, revisa vencimientos y vuelve a calcular gastos reales.
Cómo llevar el control de cobros y pagos pendientes
El primer Excel utiliza una fila por obligación y período. Por ejemplo, si un apartamento tiene una renta de 650, cargos adicionales de 30 y ya se recibieron 400, el saldo por cobrar es 650 + 30 − 400 = 280. Si la fecha de vencimiento ya pasó, se podrán mostrar días de mora; si el importe está cubierto, la fila figurará como pagada.
El campo «Cobrado total» indica lo realmente recibido para esa mensualidad, sumando pagos parciales. No debes crear otra fila por el mismo mes únicamente porque recibiste un segundo pago: actualiza el importe acumulado. Si necesitas documentar cada transacción, conserva además su justificante.
Cuando necesites entregar un justificante de pago, puedes complementar el registro con nuestra plantilla de recibo de alquiler en Word. Si administras una comunidad, también está disponible el recibo de comunidad de propietarios.
Cómo controlar vencimientos de contratos de alquiler
El segundo Excel organiza contratos con fecha de inicio, fecha de fin, mensualidad, garantía y número de días antes del vencimiento con el que deseas recibir una señal visual. Si un contrato termina dentro del umbral indicado, la columna «Estado contrato» cambia de Vigente a Avisar. Cuando se supera la fecha final, muestra Vencido.
También puedes introducir una fecha específica de revisión. Esta fecha es distinta del vencimiento del contrato y resulta útil para preparar la documentación o revisar condiciones. La plantilla no envía correos ni notificaciones: las alertas aparecen en el libro cuando se abre o recalcula.
Las condiciones y plazos de aviso pueden variar según el contrato y el lugar. La columna es un recordatorio administrativo editable, no una interpretación automática de la legislación. Mantén el depósito de garantía separado de las rentas porque puede tener obligaciones de custodia y devolución.
Cómo calcular la rentabilidad de un alquiler en Excel
Para estimar la rentabilidad hay que considerar la inversión de compra y los gastos operativos. El tercer libro calcula la renta anual realmente prevista según los meses cobrados, suma gastos de comunidad, mantenimiento, tributos del inmueble, seguro, gestión y otros, y calcula el resultado operativo.
Ejemplo ficticio: un inmueble adquirido por 87.000 con 4.700 de gastos iniciales se alquila por 650 mensuales durante doce meses. Sus ingresos son 7.800 y sus gastos operativos anuales suman 2.650. El resultado es 5.150 sobre una inversión inicial de 91.700, lo que representa una rentabilidad neta operativa aproximada del 5,62 % antes de financiación e impuestos sobre la renta.
| Concepto | Importe | Cálculo |
|---|---|---|
| Precio de compra y gastos | 91.700 | 87.000 + 4.700 |
| Ingresos del año | 7.800 | 650 × 12 meses |
| Gastos operativos anuales | 2.650 | Comunidad, mantenimiento, tributos, seguro, gestión y otros |
| Resultado operativo | 5.150 | 7.800 − 2.650 |
| Rentabilidad bruta estimada | 8,51 % | 7.800 ÷ 91.700 × 100 |
| Rentabilidad neta operativa | 5,62 % | 5.150 ÷ 91.700 × 100 |
El rendimiento calculado es una estimación operativa. No incluye cuotas de préstamos, amortizaciones fiscales, impuestos sobre los ingresos personales, revalorización ni beneficios por la venta futura. Si necesitas controlar cobros y pagos del negocio por períodos, utiliza las plantillas de flujo de caja en Excel.
Errores habituales al llevar alquileres en Excel
Los más frecuentes son sumar el depósito de garantía como ingreso, confundir una renta prevista con dinero recibido, duplicar pagos parciales, ignorar gastos recurrentes, mezclar un importe mensual con uno anual y suponer que un contrato está renovado sin revisar su documentación. Conviene mantener versiones del archivo y conservar los justificantes correspondientes.
Si trabajas con varias unidades, utiliza códigos de inmueble estables para relacionar pagos y contratos. Para organizar ingresos, egresos y previsiones en una visión más amplia, complementa estas hojas con el estado de resultados en Excel y el punto de equilibrio en Excel cuando resulte aplicable.
Preguntas frecuentes sobre gestión de alquileres
¿Las plantillas de alquileres en Excel son gratis?
Sí. Los tres libros XLSX y el ZIP se descargan directamente, sin registro ni macros.
¿Cómo registro un pago parcial de alquiler?
Introduce en «Cobrado total» el importe acumulado recibido correspondiente al período. El saldo pendiente se actualizará automáticamente.
¿El archivo envía recordatorios automáticos por correo?
No. Los estados y fechas de aviso cambian dentro del libro al abrir o recalcular la hoja. Para enviar correos se necesitaría otro sistema.
¿La garantía o fianza cuenta como renta?
No debe sumarse automáticamente como ingreso de alquiler. Regístrala por separado y revisa las condiciones de custodia y devolución aplicables.
¿Cuántos registros puedo utilizar?
El modelo de cobros incluye 40 filas de obligaciones, el de contratos 40 filas y el de rentabilidad 35 inmuebles. Para ampliar las hojas revisa que se copien las fórmulas y formatos y se actualicen los rangos de resumen.
¿La rentabilidad incluye una hipoteca o impuestos sobre la renta?
No. Muestra un resultado operativo estimado antes de financiación e impuestos personales. Estos costos requerirían un análisis adicional.
¿Puedo abrir las plantillas en Google Sheets o LibreOffice?
Son archivos XLSX estándar. Comprueba las fórmulas y los formatos después de importarlos a una aplicación diferente de Microsoft Excel.
¿Cómo protejo los datos de los inquilinos?
Utiliza identificadores o alias cuando sea posible, almacena los archivos en ubicaciones restringidas y limita su compartición.
