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Descarga un control de entrega de EPI en Excel y Word con cuatro modelos originales: registro de equipos entregados a trabajadores, inventario de existencias, seguimiento de fechas de revisión y reposición y acta de entrega con espacio para firmas. Los Excel contienen fórmulas, ejemplos ficticios e instrucciones; el Word es editable e imprimible.
¿Qué es un registro de entrega de EPI?
Un registro de entrega de equipos de protección individual (EPI) ayuda a organizar qué equipo recibe cada persona, en qué fecha, de qué modelo o talla, y quién realiza la entrega. También permite relacionar equipos con sus instrucciones, las fechas de inspección y los posibles cambios o sustituciones.
Una hoja con una simple lista de nombres no basta para llevar un control práctico. Conviene usar un identificador de trabajador, código del equipo, cantidad, lote o serie, fecha de entrega, responsable y estado del acuse de recibo. Para registrar la recepción con firmas reales, utiliza un acta independiente; marcar «Sí» en Excel solo documenta una confirmación administrativa.
Además, el inventario de EPI resuelve otra necesidad distinta: conocer las existencias disponibles para próximas entregas. Las fechas de revisión y reposición dependen del equipo y de las condiciones de uso; la plantilla no calcula una vida útil universal ni determina por sí misma si un EPI es apto.
Descargar registro de entrega de EPI en Excel y Word gratis
Elige el modelo que mejor se adapte a la tarea. Pulsa la imagen para abrir una vista previa y utiliza el botón para descargar el archivo. Las celdas crema se utilizan para introducir datos; las verdes contienen fórmulas. Los ejemplos son ficticios y no incluyen datos personales reales.
Registro de entrega de EPI en Excel
Hasta 120 entregas: código de trabajador, equipo, talla, cantidad, fecha, responsable, acuse documental y próxima revisión. Incluye alertas y panel de pendientes.
Inventario y stock de EPI
Controla 80 referencias con stock inicial, entradas, salidas, existencias calculadas, mínimo, reposición sugerida, costo unitario y valor estimado del almacén.
Seguimiento de revisiones y sustituciones
Hasta 100 registros para fechas previstas y reales, resultados de inspección, sustitución efectiva, días restantes y alertas de reposición programada.
Acta de entrega de EPI con firmas
Documento Word de una página, listo para completar e imprimir. Registra trabajador, equipos entregados, cantidades, información proporcionada y firmas.
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Paquete de control de entrega de EPI en ZIP
El ZIP contiene los tres archivos Excel, el acta Word y un LEEME con instrucciones, recomendaciones para conservar los acuses y explicación de las alertas automáticas. Puedes utilizarlos como un pequeño sistema de registros conectando sus identificadores.
Conserva una copia de cada modelo y utiliza archivos privados cuando registres datos de trabajadores.
↓ Descargar pack completo ZIP¿Qué plantilla de EPI necesitas?
| Modelo | Qué datos introduces | Qué hace | Uso ideal |
|---|---|---|---|
| Registro de entregas | Trabajador, puesto, equipo, talla, serie, cantidad, fecha, responsable y acuse | Cuenta entregas, cantidades, firmas pendientes y revisiones | Documentar quién ha recibido cada EPI |
| Inventario | Referencias, stock inicial, entradas, salidas, mínimos y costos | Calcula existencias y unidades a reponer | Evitar faltantes y registrar disponibilidad |
| Revisión y reposición | Fechas previstas y reales, resultados, sustitución efectiva | Alertas de revisión por fecha y estado de reposición | Programar y documentar cambios de equipo |
| Acta Word | Información de entrega, lista de equipos e instrucciones facilitadas | Documento editable e imprimible con dos firmas | Acreditar la recepción mediante un acta firmada |
Cómo utilizar un control de entrega de EPI paso a paso
Identifica el equipo.
Utiliza el tipo de protección, código, modelo y talla de cada EPI realmente entregado.
Asigna un identificador.
Usa un código interno para trabajador y entrega; evita compartir nombres innecesariamente.
Anota la fecha de entrega.
Registra la cantidad y, cuando exista, el lote o número de serie del equipo.
Documenta las instrucciones.
Confirma qué información se proporcionó, especialmente sobre el uso y los cuidados.
Prepara el acta firmada.
Completa el Word, recoge las firmas y conserva el justificante junto al registro.
Actualiza el inventario.
Registra las unidades entregadas como salidas para conocer las existencias restantes.
Programa revisiones reales.
Registra fechas según las instrucciones del equipo y el procedimiento correspondiente.
Realiza el seguimiento.
Revisa alertas, reposiciones y equipos no conformes sin asumir que la alerta sustituye una inspección.
Ejemplo de entrega de EPI a un trabajador
Una persona del área de producción recibe dos pares de guantes de protección de talla M. Puedes anotar su código de trabajador, los dos pares, modelo y lote, la fecha y el responsable. Después completas el acta Word y recoges las firmas correspondientes.
| Campo | Ejemplo ficticio | Qué comprobar |
|---|---|---|
| ID de entrega | EPI-001 | Que no se repita en el período |
| Código de trabajador | TR-001 | Correspondencia interna |
| Equipo y talla | Guantes de protección · M | Modelo y adecuación previamente definidos |
| Cantidad y lote | 2 pares · L-001 | Unidades y trazabilidad |
| Fecha de entrega | 2 de noviembre de 2026 | Acta concordante |
| Acuse documental | Sí | Que el justificante firmado exista |
| Próxima revisión | 2 de febrero de 2027 | Fecha ilustrativa; confirmar con el procedimiento real |
El ejemplo no determina qué equipo necesita la persona ni cuánto dura. Esa selección requiere conocer los riesgos y las características del EPI, información que no puede deducirse de una plantilla genérica.
Cómo controlar existencias y reposición de EPI en Excel
El segundo libro tiene hasta ochenta referencias. Puedes introducir las unidades disponibles al inicio, sumar entradas y descontar salidas. La hoja calcula el stock actual y lo compara con un mínimo editable. Si una referencia queda en el mínimo o por debajo, marca «Reponer»; si las salidas superan las entradas y el inventario inicial, indica que hay movimientos que revisar.
Por ejemplo, si comienzas con sesenta pares de guantes, recibes cuarenta y entregas cuarenta y ocho, el saldo es 52 pares. Con un mínimo de veinticinco, no hay una reposición inmediata sugerida. Ten presente que el archivo trabaja con totales por referencia: para una auditoría detallada debes conservar movimientos y justificantes por separado.
Si necesitas comparar precios antes de comprar, visita el comparador de proveedores en Excel y las órdenes de compra editables. Para otras mercancías, utiliza nuestro control general de inventario.
Seguimiento de revisiones y fechas de reposición
El tercer Excel registra hasta cien equipos o entregas. Permite indicar fechas de revisión previstas y reales, resultado de la inspección, reposición prevista y fecha de sustitución efectiva. Las alertas distinguen «Programado», «Próxima reposición», «Reposición vencida», «Repuesto» y «Sin fecha», tomando como referencia las fechas introducidas.
No utilices una duración estándar para todos los EPI. Un casco, un equipo de protección ocular, guantes, filtros u otros dispositivos pueden tener requisitos muy diferentes. La hoja no calcula automáticamente una vida útil segura ni valida la aptitud del material. Si un equipo está dañado o un control resulta no conforme, debe revisarse y gestionarse mediante el procedimiento adecuado, sin esperar al vencimiento programado.
La herramienta tampoco envía correos electrónicos ni notificaciones. Para ver los estados actualizados es necesario abrir o recalcular el Excel.
Acta de entrega de EPI en Word con firmas
El cuarto recurso es un formulario de una página preparado para imprimir o completar desde Word. Dispone de encabezado de entrega, datos del trabajador y del responsable, tabla para cinco equipos, casillas de instrucciones comunicadas, campo de próxima revisión y espacios separados para ambas firmas.
Completa el documento con los datos correspondientes, conserva una copia firmada de manera válida y referencia el código de entrega en el Excel. Recuerda que una firma de recepción no sustituye por sí misma la selección del EPI, la formación ni la comprobación de que el equipo sea adecuado.
Errores frecuentes al registrar equipos de protección
Los errores más comunes son registrar entregas sin identificar correctamente el equipo, no anotar talla y serie cuando correspondan, confundir un «Sí» administrativo con una firma real, olvidar descargar las salidas del inventario o establecer fechas genéricas de sustitución que no se basan en la información del equipo.
Es igualmente importante restringir el acceso a la documentación de las personas trabajadoras. Utiliza códigos internos en las hojas compartidas y conserva los documentos firmados en una ubicación segura.
Preguntas frecuentes sobre el registro de entrega de EPI
¿Las plantillas son gratuitas?
Sí. Puedes descargar los tres XLSX y el DOCX individualmente o juntos en un ZIP, sin registro ni macros.
¿Qué debe incluir un registro de entrega?
Como control administrativo conviene recoger código de entrega y trabajador, equipo, modelo o talla, cantidad, fecha, responsable y referencia al acuse de recibo.
¿El Excel incluye una firma digital válida?
No. Dispone de un campo para indicar el estado documental de la firma. El acta Word ofrece espacios para firmar; la validez de cualquier firma dependerá del procedimiento utilizado.
¿Los EPI caducan automáticamente según el archivo?
No. Las fechas se introducen manualmente para cada equipo. No se debe asumir una vida útil universal, porque depende de las características y condiciones de uso.
¿Cuántos registros admite cada Excel?
El primero incluye 120 entregas, el inventario 80 referencias y el seguimiento 100 registros. Para ampliarlos debes extender las fórmulas y revisar los rangos del resumen.
¿La plantilla envía avisos por correo?
No. Las alertas se muestran en las celdas del libro cuando se abren o recalculan los datos.
¿Puedo editar el acta en Word?
Sí. El DOCX es editable y se ha preparado en una página para imprimir después de completar los datos.
¿Cómo vinculo el inventario con el registro de entrega?
Utiliza códigos consistentes y registra manualmente las unidades entregadas como salidas del inventario. Las tres plantillas son archivos independientes y no se sincronizan entre sí automáticamente.
